Отделы
Отделы — это группы обзвона, которые распределяют звонки между группой сотрудников по выбранному сценарию. Сотрудник может состоять в нескольких отделах. Чтобы создать отдел, перейдите в раздел “Настройки” на вкладку “Отделы”. Нажмите кнопку «Добавить отдел».
Откроется окно с настройками отдела:
- Укажите название отдела.
- Укажите внутренний номер. Обычно он необходим для коммуникации внутри компании, когда сотрудник звонит, например, в бухгалтерию (ему нужен любой бухгалтер, а не какой-то конкретный) или сотрудник отдела продаж переводит клиента в отдел технической поддержки.
- Выберите, как звонки должны распределяться между сотрудниками.
| Логика распределения | Описание работы |
|---|---|
| Всем сразу | Звонок поступит одновременно всем сотрудникам, входящим в этот отдел. Как только один из сотрудников ответит на звонок, он прекратит поступать его коллегам. |
| Равномерно | Звонок сначала поступит сотруднику, который дольше всех не получал звонок. Такой сценарий обзвона позволяет организовать наиболее честное и равномерное распределение входящих звонков между сотрудниками. |
| По очереди | Сначала звонок поступит первому сотруднику, затем переходит на следующего сотрудника в списке. Предыдущему сотруднику звонок перестает поступать). |
| По нарастающей | Похоже на логику «По очереди», за исключением того, что при переключении звонка на следующего сотрудника звонок с предыдущего не снимается. |
4. Добавьте сотрудников в группу обзвона.
Действие по неответу
Если сотрудники не отвечают на звонок в течение указанного времени, можно настроить следующие действия:
- Включить автоответчик, т.е. извиниться и попросить перезвонить позже;
- Перевести звонок на внешний номер;
- Перевести звонок на другой отдел или сотруднику.
Для нетерпеливых клиентов
Мы посчитали, что если сотрудники долго не отвечают, позвонившие клиенты начинают класть трубку с 20-й секунды. Чтобы не допустить этого, рекомендуем включить опцию «Для нетерпеливых клиентов», извиниться перед клиентом за ожидание и предложить заказать обратный звонок из очереди. Также вы можете предложить оставаться на линии или оставить голосовую почту.
Сохраните настройки. Создали отделы, объединили в них сотрудников и настроили логику распределения звонков? Переходите к настройке ваших номеров.